Nawet 68% firm wierzy, że wdrożenie narzędzi ekosystemu paperless jest dziś niezbędne do efektywnego funkcjonowania biznesu, a niemal taki sam odsetek upatruje w nich szansę na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej1. Choć stopniowe eliminowanie z procesów dokumentów papierowych jest dziś priorytetem dla większości organizacji w Polsce, jedynym stosowanym powszechnie rozwiązaniem pozostaje aktualnie podpis elektroniczny. Dotychczas wdrożyło go 75% przedsiębiorstw w Polsce2. Dostrzegalny jest jednak również wzrost zainteresowania kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, która umożliwia znaczącą optymalizację procesu cyfrowej transformacji.
Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w postaci elektronicznej musi być opatrzona podpisem elektronicznym będącym oświadczeniem woli osoby fizycznej lub kwalifikowaną pieczęcią, która gwarantuje integralność dokumentu i stanowi swoiste odzwierciedlenie firmowej pieczątki. Ponadto automatyczne pieczętowanie dokumentów w ramach procesu digitalizacji zasobów jest bardziej ergonomiczne i szybsze, co jest szczególnie dostrzegalne przy dużych wolumenach akt papierowych, ale także cyfrowych. Komponent M2M wraz Bramką Usług Zaufania, z których korzysta Iron Mountain, umożliwiają realizację pieczęci w formacie PAdES – dopuszczalnym przez rozporządzenie eIDAS – obsługując 1 plik o wielkości 1 MB na sekundę, jednocześnie nie wysyłając pieczętowanych dokumentów poza infrastrukturę Iron Mountain. To tempo nieosiągalne przy znakowaniu ich podpisem elektronicznym. Obserwujemy rosnącą świadomość klientów w tym zakresie. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy się na skorzystanie z rozwiązania firmy Asseco, która posiada pieczęć elektroniczną wraz z komponentem do jej automatyzacji (M2M) oraz komponentem Bramki Usług Zaufania. Iron Mountain, korzystając z rozwiązania Asseco Data Systems, uruchomiło komplementarną usługę pieczętowania dokumentów kadrowych swoich klientów. Od tego momentu niemal wszystkie zapytania ofertowe dotyczące digitalizacji teczek pracowniczych obejmują również skorzystanie z pieczęci kwalifikowanej. W związku z tym wnioskujemy, że biznes chce już nie tylko cyfryzować swoje dokumenty, dla samego faktu posiadania ich zarówno w formacie fizycznym, jak i cyfrowym, ale przede wszystkim nadać im moc prawną już na początkowym etapie transformacji. Ponadto szczególnie w przypadku organizacji zarządzających dokumentacją o bardzo dużym wolumenie, istotny jest aspekt przeprowadzania projektu sprawnie i przy minimalnym zaangażowaniu zasobów – zarówno kapitału ludzkiego, jak i środków finansowych. W wielu przypadkach firmy deklarują, że wstrzymują się z decyzją o wdrożeniu rozwiązań paperless, ponieważ proces jest zbyt czasochłonny lub kosztowny. Wśród barier wymieniane są również: brak osoby odpowiedzialnej za implementację wewnątrz organizacji, brak know-how, a także wątpliwości co do bezpieczeństwa, compliance czy też mocy prawnej.
Paweł Michalski, Solutions Architect w Iron Mountain Polska
1 Raport Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie, Asseco, 2022
2 Tamże
3 Tamże
4 Tamże
5 Tamże