Firmy mogą zaoszczędzić nawet 75% na jednej przesyłce w ramach e-Doręczeń

26 czerwca 2025

Od 1 kwietnia 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia br. Nowe przepisy wprowadzają istotną zmianę w zakresie komunikacji z administracją publiczną – papierowa korespondencja ustępuje miejsca cyfrowej. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procesów i wdrożenia nowoczesnych rozwiązań.

Nowe regulacje dotyczące e-Doręczeń zobowiązują firmy do prowadzenia oficjalnej korespondencji z administracją publiczną w formie elektronicznej. To zmiana, która wymaga od organizacji dostosowania procedur, wdrożenia narzędzi wspierających obieg dokumentów oraz przeszkolenia pracowników. Cyfryzacja komunikacji stanowi natomiast okazję do poprawy efektywności i redukcji kosztów operacyjnych – przejście z papieru na format cyfrowy to oszczędności zarówno finansowe, jak i czasowe.

Automatyzacja workflow, czyli jak przygotować firmę na cyfrową korespondencję

Proces cyfryzacji i optymalizacji wewnętrznego obiegu dokumentów w organizacji obejmuje cały łańcuch zdarzeń – od momentu wpływu korespondencji, przez jej klasyfikację i przekazanie do odpowiednich działów, aż po archiwizację i bieżące śledzenie postępów w obsłudze spraw. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala firmom nie tylko zredukować liczbę manualnych czynności, ale też zwiększyć kontrolę nad czasem reakcji i jakością obsługi spraw urzędowych czy klientów. Jak wynika z badana Iron Mountain, wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala na redukcję czasu poświęcanego na obsługę wiadomości e-mail oraz skrócenie średniego czasu reakcji na korespondencję – w obydwu przypadkach – o 30%¹. Dzięki automatyzacji obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej badana organizacja zyskała nie tylko większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, ale także poprawiła jakość obsługi i skróciła czas odpowiedzi na zapytania urzędowe oraz klientów.

W kontekście obowiązkowych e-Doręczeń automatyzacja procesów odgrywa kluczową rolę. Sama skrzynka e-Doręczeń to dopiero początek – kluczowe jest zintegrowanie jej z wewnętrznym obiegiem dokumentów, aby trafiająca korespondencja była od razu kategoryzowana i kierowana do odpowiednich odbiorców. Tylko wtedy organizacja może w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, osiągając wyższą efektywność, przejrzystość i spójność działania. Z danych Iron Mountain wynika, że automatyzacja korespondencji może pozwolić firmom na redukcję kosztów operacyjnych nawet o 25%², eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów oraz ograniczając ryzyko opóźnień i błędów.

Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko konieczność wynikająca z przepisów, ale również szansa na realne usprawnienie komunikacji z administracją i wewnętrznych procesów w organizacjach. Kluczowe jest jednak podejście systemowe – nie wystarczy posiadać skrzynkę e-Doręczeń, jeśli dokumenty trafiające do firmy nie są od razu przetwarzane zgodnie z ustalonym obiegiem. W Iron Mountain pomagamy naszym klientom spojrzeć na ten proces całościowo – jako element szerszej strategii digitalizacji i automatyzacji. Wykorzystanie narzędzi takich jak platforma eVault, która umożliwia pełną kontrolę nad dokumentacją w połączeniu z usługą cyfrowej kancelarii (Digital Mailroom), zapewniającą digitalizację papierowej korespondencji pocztowej, pozwala osiągnąć wysoki poziom efektywności operacyjnej i przejrzystości procesów. Krótszy czas wyszukiwania dokumentów przekłada się na szybsze decyzje i większą elastyczność działania, a organizacje, które wdrożą e-Doręczenia w sposób zintegrowany zyskują nie tylko zgodność z regulacjami, ale także przewagę efektywnościową, która w dłuższej perspektywie staje się czynnikiem strategicznym.

Paweł Michalski, Digital Business Lead w Iron Mountain Polska

Zintegrowane podejście do e-Doręczeń

W przypadku korzystania z e-Doręczeń zamiast tradycyjnej wysyłki listem poleconym oszczędności sięgają nawet 75% na jednej przesyłce – nie uwzględniając przy tym kosztów druku, kopert i obsługi kancelaryjnej³. Warto pamiętać, że e-Doręczenia to nie tylko wygoda – to również obowiązek prawny, który można wdrożyć w sposób zgodny z przepisami i jednocześnie korzystny biznesowo.

Kwalifikowana usługa e-Doręczeń to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów, zarówno komunikacji formalnej z administracją publiczną, jak również z kontrahentami i klientami – zapewnia skuteczne doręczenia pod kątem prawnym, pełną ścieżkę dowodową oraz wymierne oszczędności kosztowe i czasowe. Jej skuteczne wdrożenie w organizacjach wymaga jednak nie tylko spełnienia wymogów regulacyjnych, ale też odpowiedniego zaplecza technologicznego, które umożliwia automatyzację i integrację z istniejącymi procesami obiegu dokumentów. Tym samym rozwiązanie eVault, dzięki m.in. znacznie szerszym możliwościom wymiany dokumentów niż te oferowane przez operatora wyznaczonego, stanowi istotną przewagę na tle konkurencyjnych usług. Cieszymy się, że możemy łączyć naszą wiedzę o kwalifikowanych usługach z doświadczeniem Iron Mountain w digitalizacji i automatyzacji procesów dokumentowych. Takie partnerstwa mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrażania rozwiązań, które realnie zmieniają sposób funkcjonowania firm i instytucji.

Paulina Dzwonkowska, Key Account Manager w Asseco Data Systems

Według prognoz, do końca 2025 roku nawet 10% przesyłek poleconych i z potwierdzeniem odbioru zostanie zrealizowanych w formie e-Doręczeń. Do 2030 roku wskaźnik ten ma wzrosnąć do 80%⁴. Taka dynamika wzrostu pokazuje, że są one fundamentem długoterminowej zmiany w komunikacji międzysektorowej – z potencjałem kształtowania nowych standardów dla całego rynku usług cyfrowych i administracji publicznej.

Wobec rosnących wymagań regulacyjnych i roli cyfryzacji w budowaniu konkurencyjności, e-Doręczenia stają się nie tylko technologiczną nowością, ale koniecznym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją. Organizacje, które już dziś zdecydują się na wdrożenie zintegrowanych rozwiązań wspierających automatyzację obiegu korespondencji, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, lecz także realne oszczędności, wyższą efektywność operacyjną i większą odporność na zmiany. To inwestycja, która szybko się zwraca – zarówno w codziennym funkcjonowaniu, jak i w długofalowym rozwoju firmy.

¹Working different: How automation helps organizations overcome 8 modern challenges, Iron Mountain, 2024 r.
² Dane wewnętrzne Iron Mountain
³ e-Doręczenia: bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej, Obserwatorium.biz, 2024 r.
⁴ Tamże

Paulina Wróbel

Junior PR & Content Consultant 38 Content Communication

502457549