Po osiągnięciu wieku emerytalnego pracownik może zadecydować o kontynuowaniu pracy zawodowej lub o jej przerwaniu – przejściu na emeryturę. Jednak już na etapie kompletowania dokumentów, potrzebnych do uzyskania tego świadczenia, może on napotkać liczne utrudnienia – jak chociażby problem z uzyskaniem ERP-7 lub zaświadczenia o dochodach, z uwagi na zlikwidowanie dawnego miejsca pracy. Gdzie wtedy szukać pomocy i jak pracodawcy mogą, a w obliczu zmieniającego się prawa, powinni wręcz zadbać o dokumentację kadrową? Na te pytania odpowiadają eksperci firmy Iron Mountain.
Co jest niezbędne?
Chcąc otrzymać emeryturę, pracownik musi złożyć wniosek wraz z dokumentami poświadczającymi okresy składkowe i nieskładkowe, a także zaświadczenia z obecnego miejsca zatrudnienia. Dobrze jest załączyć wszystko, co może potwierdzić staż pracy. Niezwykle ważne jest również pozyskanie dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzeń w poszczególnych latach kariery zawodowej. W tym celu należy złożyć druk ZUS ERP-7, który wystawiany jest na podstawie listy płac czy karty wynagrodzeń. Należy pamiętać, że jego sporządzenie jest obowiązkiem pracodawcy. Kwota zamieszczona na ERP-7 pomaga określić Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych wysokość świadczeń emerytalno-rentowych, co przyczynia się do uzyskania odpowiedniej emerytury. Niestety, jeśli firma, w której pracowaliśmy, od wielu lat nie istnieje, możemy mieć problem z uzyskaniem tego najważniejszego dokumentu.
Gdzie szukać danych?
Na stronie ZUS znajduje się baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, w której znajdziemy także informacje o tym, gdzie przechowywana jest ich zarchiwizowana dokumentacja kadrowa. Jednym z takich miejsc może być magazyn Iron Mountain – lidera rynku zajmującego się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów dla wielu instytucji i podmiotów z różnych branż. Firma ta pomaga także osobom indywidualnym w odnalezieniu potrzebnych dokumentów i na ich podstawie wystawia druk ERP-7.
Miesięcznie zwraca się do nas średnio 175 osób, które poszukują danych ze swoich byłych zakładów pracy. Od początku roku złożono u nas prawie 1000 wniosków o wydanie ERP-7, z których udało nam się zrealizować blisko 800. Na wydanie druku ERP-7 mamy ustawowo 8 tygodni, jednak średnio wydajemy takie zaświadczenie w 14 dni. Z naszych szacunków wynika, że czas realizacji może ulec skróceniu do 60% w przypadku pracy na danych zdigitalizowanych, przy założeniu, że nasza firma posiada dostęp zarówno do teczek HR, jak i dokumentacji płacowej w wersji elektronicznej. To istotne, w związku ze zmianami w prawie dotyczącymi możliwości przechowywania danych pracowniczych.
Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.
Nowa regulacja, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., daje pracodawcom możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-teczki, e-akta). Takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia nie tylko sam proces zarządzania dokumentacją w firmie, ale też późniejszej archiwizacji w momencie ustania stosunku pracy. Iron Mountain od lat pomaga firmom z różnych branż w porządkowaniu dokumentacji. Jedną z możliwości jakie oferuje jest tzw. outsourcing teczki personalnej. To mniej dokumentów w siedzibie firmy, oszczędność czasu dla działów HR, a także bezpieczeństwo i zgodność z RODO. To także łatwy dostęp do dokumentacji online. Firma oferuje szereg rozwiązań, które umożliwiają klientom stałe monitorowanie posiadanych zasobów – przekazanych do magazynu Iron Mountain. Poza podstawową usługą, jaką jest przygotowanie baz zawartości, Iron Mountain oferuje również autorską e-platformę e-Vault.
e-Vault pozwala kontrolować firmie swoje zasoby dokumentów. Zarówno teczki nieaktywnych pracowników, jak i tych obecnych są w każdym momencie dostępne dla pracodawcy. Dodatkowo system powiadamia o przedawnionych dokumentach czy takich, które ze względu na ustawę o RODO, muszą zostać usunięte. Wtedy, po dyspozycji ze strony klienta, takie dane zostają w bezpieczny sposób zniszczone.
Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska
