Zarządzanie przedsiębiorstwem jest procesem niezwykle złożonym. Składa się na nie ogromna liczba zależnych od siebie elementów, które ostatecznie mają warunkować sukces firmy. Poza określeniem wizji i celów, jakie mają zostać zrealizowane, niezwykle istotne jest także odpowiednie zarządzanie zadaniami oraz utrzymanie kontroli nad wszelkimi informacjami, jakie przetwarzane są w firmie. W związku z tym przedsiębiorstwa bardzo często delegują zarządzanie informacją zewnętrznym ekspertom, dysponującym zaawansowanym know-how oraz odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Jak zatem w pracy przedsiębiorstwa może pomóc wdrożenie zaawansowanych platform ECM[1] takich jak M-Files? Jakie będą tego efekty?
Zidentyfikować problem
Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji w firmie jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją. Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami, czy dokumentami pracowniczymi, które mogą zostać zdigitalizowane, aby później zasilić platformę ECM. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w firmie, jesteśmy w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia klient mógł nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform, np. M-Files, a także przeprowadzenie audytu dokumentacji, czy ich digitalizacji.
mówi Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain Polska
Wzrost wydajności procesów biznesowych
Oprogramowanie tworzy zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości jego wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami, czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływa na efekty biznesowe całego przedsiębiorstwa
tłumaczy Marcin Drzewiecki.
Oprogramowanie ponadto pozwala także na ścisłą kontrolę nad treścią dokumentów, dzięki której pracownik jest w stanie w bardzo szybki sposób sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami, zlecić jego archiwizację bądź zniszczenie. Pozwala to na zaoszczędzenie setek godzin prac audytowych, czy ryzyka zewnętrznej kontroli procedur związanych z zarządzeniem informacją wewnątrz firmy
komentuje Marcin Drzewiecki.
Opanowanie podstawowych funkcji, wykorzystywanych w codziennych pracach wymaga kilku godzin szkolenia. Poziom „zaawansowanego użytkownika” osiąga się natomiast po ok. 8 godzinach.
mówi Marcin Drzewiecki
