Jak zoptymalizować zarządzanie informacją w firmie?

10 września 2019

Zarządzanie przedsiębiorstwem jest procesem niezwykle złożonym. Składa się na nie ogromna liczba zależnych od siebie elementów, które ostatecznie mają warunkować sukces firmy. Poza określeniem wizji i celów, jakie mają zostać zrealizowane, niezwykle istotne jest także odpowiednie zarządzanie zadaniami oraz utrzymanie kontroli nad wszelkimi informacjami, jakie przetwarzane są w firmie. W związku z tym przedsiębiorstwa bardzo często delegują zarządzanie informacją zewnętrznym ekspertom, dysponującym zaawansowanym know-how oraz odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Jak zatem w pracy przedsiębiorstwa może pomóc wdrożenie zaawansowanych platform ECM[1] takich jak M-Files? Jakie będą tego efekty?

Zidentyfikować problem

Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.

Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji w firmie jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją. Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami, czy dokumentami pracowniczymi, które mogą zostać zdigitalizowane, aby później zasilić platformę ECM. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w firmie, jesteśmy w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia klient mógł nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform, np. M-Files, a także przeprowadzenie audytu dokumentacji, czy ich digitalizacji.

mówi Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain Polska

Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.

Wzrost wydajności procesów biznesowych

Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM[2], której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.

Oprogramowanie tworzy zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości jego wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami, czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływa na efekty biznesowe całego przedsiębiorstwa

tłumaczy Marcin Drzewiecki.

Według badań przeprowadzonych przez M-Files z usług ich platformy najczęściej korzystają przedsiębiorstwa z segmentu produkcji (18%), usług korporacyjnych (11%), usług finansowych (10%) oraz energetyki (7%), a więc firmy, które ze względu na charakter swojej działalności generują bardzo dużą liczbę dokumentów.

Szereg funkcjonalności oferowanych przez oprogramowanie M-Files w bezpośredni sposób przekłada się na biznesową efektywność działań podejmowanych przez przedsiębiorstwa. Badania przeprowadzone wśród klientów, wykorzystujących oprogramowanie M-Files jednoznacznie wskazały jego skuteczność w codziennych pracach. W przypadku jednej z firm budowlanych analogowy proces wyszukiwania faktur trwał nawet tydzień. Po digitalizacji i wprowadzenia faktur do platformy proces ten zajmuje obecnie…pół godziny. Użyteczność M-Files przejawia się także w momencie, w którym kilka osób musi pracować na jednym dokumencie (np. podczas podpisywania umów musi ona zostać sprawdzona przez Zarząd, dział prawny, czy dział finansów). Wykorzystując platformę, przepływ dokumentu w obrębie struktur firmy jest bardzo szybki, co wyraźnie skraca czas całego procesu nanoszenia wszelkich zmian lub uwag.

Oprogramowanie ponadto pozwala także na ścisłą kontrolę nad treścią dokumentów, dzięki której pracownik jest w stanie w bardzo szybki sposób sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami, zlecić jego archiwizację bądź zniszczenie. Pozwala to na zaoszczędzenie setek godzin prac audytowych, czy ryzyka zewnętrznej kontroli procedur związanych z zarządzeniem informacją wewnątrz firmy

komentuje Marcin Drzewiecki.

Sam proces wdrożenia M-Files wewnątrz organizacji jest bardzo krótki. Platforma została zaprojektowana w ten sposób, aby jej obsługa była maksymalnie intuicyjna.

Opanowanie podstawowych funkcji, wykorzystywanych w codziennych pracach wymaga kilku godzin szkolenia. Poziom „zaawansowanego użytkownika” osiąga się natomiast po ok. 8 godzinach.

mówi Marcin Drzewiecki

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najkorzystniejszym rozwiązaniem mającym za zadanie zmianę polityki dotyczącej zarządzania informacją wewnątrz firmy, jest zwrócenie się do ekspertów w tej dziedzinie. Dysponując wieloletnim doświadczeniem, firmy takie jak Iron Mountain mogą zwrócić uwagę na problemy, których ich klient nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować. Może się bowiem okazać, iż poza wprowadzeniem rozwiązań informatycznych, konieczne będą także inne narzędzia, służące zoptymalizowaniu wszelkich procesów związanych z zarządzaniem informacją.

_{[1] Enterprise Content Management (ECM) – informatyczne systemy do zarządzania informacjami w przedsiębiorstwach.}

_{[2] Business Process Management (BPM) – system zarządzania koncentrujący się na optymalizacji przebiegu procesów biznesowych w organizacjach.}

Karina Galli

PR Manager 38 Content Communication

518 343 873