Jakie są potrzeby polskich firm w zakresie zarządzania informacją?

30 września 2019

Outsourcować czy nie? Przed takim dylematem w dzisiejszych czasach staje niemal każda firma. Przedsiębiorca zaczyna zastanawiać się, czy działanie będzie opłacalne, a przede wszystkim, czy procesy i dane będą odpowiednio zabezpieczone. Jak się jednak okazuje, oddelegowanie czynności do firm zewnętrznych może generować nawet do 30% oszczędności. O korzyściach, obawach i potrzebach firm w zakresie zarządzania informacją mówi Tomasz Trębacz, Sales Manager w Iron Mountain Polska.

Jednym z najważniejszych celów każdej firmy jest dążenie do optymalizacji kosztów i podnoszenie efektywności danego biznesu. Zlecanie procesów wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym staje się więc powszechną praktyką, która zapewnia liczne korzyści. Dzięki oszczędności czasu, a także kosztów, przedsiębiorstwo może skupić się na strategicznych kwestiach z punktu widzenia biznesowego. Czym powinniśmy się więc kierować, szukając odpowiedniego partnera do współpracy? Najważniejsze jest doświadczenie danej firmy – warto przeanalizować jej dotychczasowych klientów, zrealizowane projekty, czy zaawansowanie technologiczne. Należy zwrócić szczególną uwagę na firmy, które współpracują z międzynarodowymi przedsiębiorstwami. Poza ogólnymi rozporządzeniami prawnymi takie firmy często mają także własne, rygorystyczne przepisy, którym dostawca usług musi sprostać.

Najważniejsze jest bezpieczeństwo

Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z prawem, outsourcer usług z zakresu branży finansowej, jest w równym stopniu odpowiedzialny za ewentualne niezgodności wynikające z tytułu zachowania bezpieczeństwa danych. Wybierając jednak odpowiedniego usługobiorcę, powinniśmy dołożyć wszelkiej staranności, aby dowiedzieć się, czy jest w pełni wyspecjalizowany w powierzanych mu czynnościach. Warto więc postawić na sprawdzonych dostawców, aby mieć gwarancję, że bezpieczeństwo danych będzie zapewnione na najwyższym poziomie.

Bezpieczeństwo jest w szczególności istotne dla firm z branży finansowej i ubezpieczeniowej. Takie podmioty mają najbardziej rygorystyczne procedury związane z ochroną danych osobowych, do których w pełni się dostosowujemy, przejmując procesy. Firmy, ze względu na swoje wewnętrzne potrzeby, często przeprowadzają też coroczne audyty, aby sprawdzić zgodność z procedurami zarówno swoimi, jak i podwykonawców.

komentuje Tomasz Trębacz, Iron Mountain Polska.

Lepiej, szybciej, taniej

Naturalnym założeniem przy outsourcingu procesów jest chęć realizacji ich lepiej niż dotychczas, szybciej oraz taniej. Na jakie oszczędności możemy liczyć?

W zależności od branży i procesu możemy mówić o oszczędnościach rzędu 20-30%. Wszystko jest warunkowane tym, jak bardzo proces jest zaawansowany. Chcąc jednak wykonywać wszystko w ramach własnych zasobów, musimy pamiętać o odpowiednim sprzęcie, infrastrukturze, nieruchomościach, pracownikach – a to wszystko generuje stałe koszty. Właśnie na tym polega przewaga firm specjalizujących się w outsourcingu. Realizujemy te same lub podobne procesy dla wielu klientów, co daje nam doświadczenie, dzięki któremu możemy maksymalnie zoptymalizować proces, a tym samym, zmniejszyć jego koszt.

dodaje Tomasz Trębacz, Iron Mountain Polska.

Warto pamiętać, że mówiąc o oszczędnościach, mówimy także o gospodarności czasu, który w biznesie jest najważniejszy. Oddelegowując procesy, niebędące strategiczne z punktu widzenia biznesowego, zyskujemy czas i zasoby na realizowanie podstawowej działalności przedsiębiorstwa.

Rozwiązania szyte na miarę

Mimo tego, że procesy w wielu branżach są podobne, to w każdym występują różnice, które mają znaczny wpływ na ich przebieg. Może to być uwarunkowane posiadaną technologią, charakterystyką danej branży, mnogością procesów, czy nawet lokalizacją firmy. Czego więc możemy oczekiwać od naszego partnera biznesowego?

Firmy mające dużą liczbę odbiorców, jak większość biznesów w relacji B2C, generują dużą liczbę dokumentów i mają wiele procesów. Występuje ciągła interakcja z klientem – podpisywanie umów, aneksowanie, wnioski, rezygnacje itp. Liczy się więc czas, w którym firma wejdzie w dialog z odbiorcą. To właśnie tutaj zaczynamy mówić o rozwiązaniach szytych na miarę. Wchodzimy w obszary działalności klienta, aby wesprzeć go w procesie biznesowym. Dopasowujemy się do wewnętrznych zasad – tworzymy dedykowany zespół ludzi oraz rozwiązanie, które ma usprawnić pracę i umożliwić jeszcze szybszą reakcję firmy na potrzeby swoich klientów. Jeśli wymaga to także odpowiedniej lokalizacji, np. tuż przy firmie, nie ma takiego problemu. Znajdujemy odpowiednie miejsce i tworzymy zewnętrzną jednostkę, która realizuje zlecone czynności.

mówi Tomasz Trębacz, Iron Mountain Polska.

Jak współpracować z outsorcerem?

Wszystko zaczyna się od rozmowy. Podwykonawca musi dobrze poznać procesy firmy, jej oczekiwania i możliwości. Wtedy następuje konfrontacja tych wszystkich potrzeb i można znaleźć punkty, w których proces należy usprawnić. Pozwala to na jeszcze efektywniejsze działanie firmy. Czy polscy przedsiębiorcy są tego świadomi? Wielu coraz bardziej, jednak są także firmy, które jeszcze nie do końca wiedzą jak z outsourcingu korzystać. Stąd potrzeba edukacji biznesu w tym zakresie – zarówno ze strony firm zajmujących się outsourcingiem, jak i ze strony przedsiębiorców, którzy już z takich rozwiązań korzystają i wiedzą, jakie korzyści to niesie.

Choć polski rynek outsourcingu jest dojrzały, w niektórych obszarach ma jeszcze dość duży potencjał rozwojowy. Przedsiębiorstwa cały czas uczą się korzystać z usług zewnętrznych firm w zakresie rozwiązań informatycznych takich jak digitalizacja dokumentacji, czy np. wprowadzanie elektronicznych teczek pracowniczych.

komentuje Tomasz Trębacz, Iron Mountain Polska.

Magdalena Galant

Group Account Manager 38 Content Communication

510107786

Karina Galli

PR Manager 38 Content Communication

518 343 873