Firmy, niezależnie od branży, w jakiej działają, generują bardzo dużą liczbę dokumentów. Nowe kontrakty i umowy, dokumenty pracownicze, czy faktury zawierają niekiedy poufne informacje, przeznaczone jedynie dla określonej grupy osób. Wymagania dotyczące zarządzania niektórymi z nich określają konkretne przepisy prawne, a ich złamanie nierzadko wiąże się z dotkliwymi karami. Tysiące stron dokumentacji, setki segregatorów zajmują także sporą część powierzchni biurowej oraz wymagają dużych nakładów pracy ze strony osób zatrudnionych w firmach. Od pewnego czasu, w obszarze obsługi dokumentacji firmowej, przedsiębiorcy mogą korzystać z zaawansowanych narzędzi informatycznych, które ułatwiają kontrolę nad zarządzaniem dokumentami w firmie. Jednym z takich rozwiązań jest eVault® – autorskie rozwiązanie Iron Mountain – globalnego lidera rynku zarządzania informacją.
Czym jest eVault®?
System eVault® to platforma, która stanowi uporządkowaną formę przechowywania informacji o zarchiwizowanych, papierowych dokumentach, dokumentach elektronicznych oraz obrazach dokumentów powstałych w procesie digitalizacji. eVault® stanowi jednocześnie centralne repozytorium danych firmowych, które umożliwia zarządzanie każdym rodzajem dokumentu, czy informacji. Za pomocą systemu można w łatwy sposób uzyskać dostęp do wymaganej treści czy zamówić oryginał dokumentu.
tłumaczy Stefan Kotański, Dyrektor PMO w Iron Mountain Polska
Dokumentacja pod kontrolą
eVault ® stanowi nowoczesną alternatywę dla szafek i półek, na których gromadzi się segregatory i teczki z dokumentami. Wykorzystanie zaawansowanych systemów informatycznych w zarządzaniu informacją w firmie w niezwykle wyraźny sposób przekłada się na skrócenie czasu pracy, który dotąd trzeba było przeznaczyć na ręczne wyszukiwanie konkretnej faktury, czy umowy.
mówi Magdalena Madalińska, Customer Service Manager w Iron Mountain Polska
Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów
Wszystkie dokumenty zgromadzone w platformie eVault® przechowywane są w wydzielonej, prywatnej chmurze Iron Mountain. Informacje zapisywane są na naszych serwerach, które dysponują indywidualnymi, zaawansowanymi systemami zabezpieczeń. Znajdują się wśród nich zabezpieczenia fizyczne, m.in. odpowiednie umiejscowienie serwerowni, ograniczony dostęp, czy stały monitoring, a także zabezpieczenia infrastrukturalne, do których można zaliczyć redundantne łącza, czy systemy tworzące backupy danych. Same serwery umieszczone są w tzw. strefie DMZ (ang. Demilitarized Zone) – wydzielonym obszarze sieci komputerowej, który uniemożliwia dostęp do niej z zewnątrz.
mówi Stefan Kotański z Iron Mountain Polska
Dostęp do określonych danych nadawany jest na podstawie szczegółowych uprawnień, przyznawanych konkretnym osobom. W ramach projektu tworzone są odpowiednie procedury udostępniania informacji. System umożliwia również nadanie użytkownikowi roli Managera, która pozwala na zarządzanie użytkownikami przez klienta w zakresie dodawania nowych użytkowników, czy zarządzania określonymi uprawnieniami dostępu do danych.
mówi Magdalena Madalińska z Iron Mountain Polska
