Jak pokazują dane Iron Mountain Polska, zaledwie jeden bank potrafi przekazać w ciągu roku do archiwizacji średnio 12 500[1] pudeł papierowej dokumentacji, co odpowiada aż 31 milionom kartek papieru. Mimo wprowadzonych zmian legislacyjnych, które pozwalają na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej, sytuacja nie ulega poprawie. Co sprawia, że polski biznes tak kurczowo trzyma się papieru? Według ekspertów to ludzkie przyzwyczajenia wciąż wygrywają z postępem technologicznym.
Ten rok obfitował w duże ilości papierowej dokumentacji. Trafiły do nas setki tysięcy pudeł z dokumentami i patrząc jedynie z tej perspektywy, moglibyśmy wnioskować, że papieru na rynku przybywa. Jednak jeśli zagłębimy się w temat trochę bardziej, zauważymy, że dostaliśmy głównie dokumentacją archiwalną, dla której okres retencji jeszcze nie minął, a która została wytworzona w latach poprzednich. Główną przyczynę można upatrywać w mentalności ludzi oraz ich przywiązaniu do papierowej formy dokumentów. Czasem dochodzi do tak absurdalnych sytuacji, w których mimo wdrożenia dokumentacji elektronicznej, firmy odnotowują przyrosty w zużyciu papieru z powodu pracowników drukujących i archiwizujących dokumentację „na wszelki wypadek”
komentuje Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.
Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska
Łatwiej zmienić prawo, niż ludzkie przyzwyczajenia
Poza widoczną chęcią digitalizacji zauważamy przywiązanie pracowników do dokumentów w papierowej wersji. Gros firm zamawia oryginały dokumentów, chociaż możemy udostępnić im skan. Taki papierowy dokument transportowany jest do biura klienta, często w sposób niekontrolowany jest tam wielokrotnie kopiowany (z posiadanych przez nas danych wynika, iż średnio jeden oryginał posiada dwie kopie), a następnie zwracany do Iron Mountain. Aż 30% takich dokumentów nie wraca do naszych magazynów, co oznacza, że zaginęły gdzieś w biurach klientów. Przypadki te pokazują, że dużo łatwiej jest zmienić nośnik, czy proces niż przyzwyczajenia ludzkie.
uważa Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.
Dobrym przykładem jest współpraca naszej firmy z jednym z banków w Polsce. Naszym zadaniem było stworzenie Centralnego Archiwum Elektronicznego – system stanowi centralne repozytorium, które umożliwiało dostęp do wszystkich dokumentów w zakresie wszystkich procesów bankowych. Po kilku miesiącach korzystania z systemu przez bank zostaliśmy poproszeni o całościowe wyłączenie funkcji drukowania. Pracownicy, mimo odpowiedniego systemu oraz przeszkolenia, nadal preferowali pracę na papierowej wersji dokumentu. Dopiero takie działanie pozwoliło w pełni odczuć korzyści obejmujące poza wcześniej wspomnianymi również te związane z kosztem tonerów czy amortyzacją sprzętu biurowego.
mówi Stefan Kotański, PMO Dyrektor w Iron Mountain Polska.
Stefan Kotański, Dyrektor PMO Iron Mountain Polska
Sądy toną w papierach
Jest to związane z różnicami pokoleniowymi. Ludzie starszej daty przyzwyczajeni są do pracy z papierową wersją dokumentów, co przekłada się również na administrację państwową. Mimo tego, że prawo umożliwia traktowanie elektronicznej wersji dokumentu jako potwierdzony materiał dowodowy, to sądy wciąż proszą o wersję papierową.
mówi Stefan Kotański, PMO Dyrektor w Iron Mountain Polska.
Całkowita digitalizacja – utopia czy realna wizja?
Niektóre z firm w Polsce za jeden ze strategicznych celów uznają cyfrową transformację zasobów informacji. Wśród nich znajdują się liderzy branż, których biznesowe decyzje są zauważane i komentowane przez rynek. Praktyki, które przynoszą wymierne i wieloaspektowe korzyści, implementowane przez największych w tym kraju mogą dawać dobry przykład i skłaniać inne przedsiębiorstwa do podążania za wyznaczanymi trendami.
mówi Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska
