Według danych z badania zrealizowanego dla Iron Mountain, aż 93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat. Pierwszy oraz najważniejszy krok na drodze do paperless stanowi inwentaryzacja dokumentacji, a tym samym zidentyfikowanie zasobów przeznaczonych do zniszczenia, przechowywania lub zdigitalizowania, a także ustrukturyzowanie zgromadzonych danych. Choć firmy przechowują dziś średnio 70% swoich zasobów w formacie cyfrowym, a odsetek fizycznych regularnie spada, biznes wciąż zmaga się z nadmiarem dokumentów1. Nawet 1/3 respondentów wspomnianego badania przechowuje wewnętrznie ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami.
Blisko 67% organizacji nadaje wysoki lub średni priorytet projektom mającym na celu uporządkowanie zgromadzonych zasobów2. Chęć przeprowadzenia kompleksowej inwentaryzacji dokumentów dotyczy zarówno organizacji, które chcą przystąpić do cyfrowej transformacji, jak i tych o większej dojrzałości technologicznej. Choć w przypadku firm o dużej otwartości na innowacje odsetek dokumentów papierowych stanowi nawet mniej niż 30% przechowywanych akt, w przypadku większych przedsiębiorstw w praktyce wiąże się to z posiadaniem nawet kilkuset tysięcy pudeł w archiwum. Podjęcie decyzji o ich zweryfikowaniu najczęściej jest uwarunkowane dążeniem do optymalizacji kosztowej, a także ograniczenia ryzyka wycieku danych.
Z naszych obserwacji wynika, że firmy coraz częściej deklarują zainteresowanie przeprowadzeniem inwentaryzacji zgromadzonej dokumentacji. Dane z raportu Iron Mountain wskazują przy tym, że dla 79% respondentów najważniejszym czynnikiem warunkującym przeprowadzenie takiej inicjatywy jest redukcja kosztów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem papierowymi dokumentami. Z badania płynie zatem optymistyczny wniosek dotyczący rosnącej świadomości biznesu zarówno w zakresie możliwych do uniknięcia wydatków, jakie generuje utrzymywanie fizycznego archiwum, jak i przewagi zasobów cyfrowych nad tradycyjnymi w obszarze bezpieczeństwa danych czy też zgodności z przepisami, czyli compliance. Organizacje postrzegają również uporządkowanie dokumentacji jako fundament cyfrowej transformacji. 58% firm decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo.
Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
Z badania opracowanego na zlecenie Iron Mountain wynika, że 79% firm uznaje za ważne lub bardzo ważne wdrożenie procesu weryfikacji posiadanych zasobów na potrzeby późniejszej digitalizacji. Jednocześnie zdecydowana większość organizacji priorytetyzuje ten etap cyfryzacji, m.in. ze względu na to, że według szacunków nawet ¼ papierowych zasobów jest trudna w identyfikacji w ramach codziennej pracy3. Mimo świadomości na temat korzyści wynikających z uporządkowanych zasobów danych, firmy niejednokrotnie wstrzymują się z realizacją projektu z uwagi na pojawiające się wyzwania.
Nie mam wątpliwości, że liczba firm, które będą optymalizować procesy pod kątem koncepcji paperless, z czasem stanie się jeszcze większa. Choć biznes dostrzega już wielopoziomowe korzyści z wyeliminowania papieru z organizacji, pewne wyzwania niejednokrotnie utrudniają podjęcie konkretnych działań. Chodzi m.in. o brak odpowiedniego indeksowania zasobów, a także brak procedur w obszarze przechowywania, który skutkuje tym, że dokumenty w pudłach są pomieszane. Jednak według połowy osób biorących udział w naszym badaniu największym problemem okazuje się niedobór personelu. Uniwersalnym rozwiązaniem dla wymienionych wyzwań jest outsourcing, który pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63%, a także zwiększyć efektywność działań o 52%.
Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
1 The Records Identification and Cleanup Priorities Survey, Iron Mountain, 2022
2 Tamże
3 Tamże
