73% pracowników1 deklaruje, że dzięki implementacji i odpowiedniemu wykorzystaniu rozwiązań IT ich firmom udało się przetrwać kryzys spowodowany pandemią COVID-19. Jak na nowe realia zareagował polski biznes? Czego możemy spodziewać się w 2021 roku?
Rok 2020 z pewnością zapisze się w annałach jako niezwykle trudny. Pandemia COVID-19 zmusiła wszystkich do zmiany spojrzenia na świat. Abstrahując od globalnej recesji oraz zapaści ekonomicznej, jednym z największych wyzwań biznesu w 2020 roku był przymusowy lockdown. Z dnia na dzień wiele firm musiało zamknąć swoje fizyczne oddziały i oddelegować pracowników do pracy zdalnej. Niewiele z nich było odpowiednio przygotowanych na taką sytuację.
Największym wyzwaniem dla firm spowodowanym lockdownem było zapewnienie pracownikom odpowiedniego zaplecza informatycznego i zdalnego dostępu do dokumentów. Badania potwierdzają, że co trzecia polska firma nie dysponowała odpowiednimi zasobami sprzętowymi, natomiast 8% z nich nie stworzyło procedur pracy zdalnej, a także nie posiadało bezpiecznego łącza VPN dla pracowników przebywających poza firmą. Jednak aż 67% firm zdecydowało się ich oddelegować do pracy zdalnej, co oczywiście było decyzją mającą na celu ochronę zdrowia. Stworzyło to jednak wiele problemów w bieżącym funkcjonowaniu biznesu. Outsourcing oraz digitalizacja dokumentów pociągnęła za sobą konieczność digitalizacji całych procesów jak chociażby zarządzanie obiegiem umów, faktur, dokumentów pracowniczych, korespondencji itd. To z kolei oznaczało konieczność implementacji platform workflow do zarządzania zdigitalizowanymi procesami.
Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
Według badań Atman, 33% firm biorących udział w ankiecie stwierdziło, że są dobrze przygotowane na kryzys pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym. 66% z nich oceniło, że ich organizacje dość sprawnie poradziły sobie z początkowymi problemami (najczęściej wskazywanymi były niedostatek narzędzi do pracy zdalnej i niewystarczająca przepustowość Internetu) i szybko przystosowały się do działania w warunkach pandemii. 32% firm zaczęło wykorzystywać platformy cyfrowe, 18% zdecydowało się na inwestycję w infrastrukturę IT4.
Jedną z gałęzi biznesu, która w 2020 roku przeszła największą i najbardziej dynamiczną zmianę był HR. 94% pracowników potwierdziło, że rola działów HR była kluczowa w zarządzaniu kryzysowym5. Według prowadzonych badań w związku z pandemią COVID-19 niezwykle widocznym trendem była cyfryzacja (wskazana przez 70% ankietowanych) oraz automatyzacja (72%)6. Digitalizacja zdjęła z działów personalnych ciężar zadań administracyjnych i przyspieszyła szereg procesów, w tym m.in. rekrutację na nowe stanowiska.
Branża HR została postawiona przed trudnym wyzwaniem. Konieczność zdalnego zarządzania zasobami ludzkimi wymusiła implementację szeregu rozwiązań informatycznych. W tym kontekście szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. e-teczkę personalną. Na to rozwiązanie decyduje się coraz większy odsetek naszych klientów. Dzięki niej działy kadrowe mają stały dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca z dostępem do Internetu.
Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
W porównaniu do ubiegłego roku o 17% wzrosła liczba certyfikatów kwalifikowanych, co potwierdza coraz większą popularność tzw. e-pieczęci i mechanizmów identyfikacji elektronicznej (eID)9. Niemal 50% polskich firm chce w najbliższej przyszłości wdrożyć możliwości elektronicznej identyfikacji oraz usług zaufania10.
Wśród naszych klientów obserwujemy coraz większą chęć wykorzystania podpisów czy pieczęci elektronicznych. Wynika to z faktu, iż pozwalają one na zachowanie odpowiedniego tempa realizowania działań, które dla wielu branż jest kluczowym elementem, a także z coraz większej liczby narzędzi gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Obserwujemy rozkwit tzw. przemysłu 4.0. Biznes zaczyna stosować technologie opierające się na koncepcjach Internetu Rzeczy, sieci 5G czy blockchainów.
Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
Pandemia przyspieszyła wdrażanie zmian, które i tak były nieodzowne w kontekście rozwoju biznesu. Z pewnością będziemy obserwować wzrost znaczenia analityki danych w kontekście podejmowania decyzji. Sprawdził się outsourcing oraz praca zdalna, co doprowadziło do digitalizacji procesów a stąd już tylko mały krok do wykorzystania sztucznej inteligencji. Już teraz Iron Mountain oferuje Insight’a – rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które potrafi walidować wnioski kredytowe, wyszukiwać rozproszone dane i zbierać je formując analizy predyktywne dla naszych klientów. Potrafi analizować informacje z nośników video, audio, dokumentów papierowych oraz na nośnikach elektronicznych. Takie wsparcie jest niezwykle cenne w codziennej pracy – sztuczna inteligencja może przejąć uciążliwe obowiązki, które będą sprawnie realizowane, pozostawiając tym samym przestrzeń czasową dla pracowników na działania strategiczne biznesowo.
Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
Jednym z niewielu pozytywnych skutków pandemii jest akceleracja rozwoju technologii w biznesie. Cyfrowy podpis oraz możliwość zawierania umów online pozwala 72-krotnie przyspieszyć procesy sygnowania dokumentów i 70% redukcję kosztów. W najbliższym czasie możemy spodziewać się także rozwoju usług z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami (DMS), procesami biznesowymi (BMP) oraz przepływem pracy (tzw. workflow). Coraz większą popularnością będą cieszyć się platformy takie jak M-Files, eVault czy Kofax. Przewiduje się, że synergia tych rozwiązań pozwoli zredukować liczbę błędów pracowników o 43%, natychmiastowy wzrost wydajności o 36% przy jednoczesnej redukcji kosztów administracji o 23%12.
1 https://www.atman.pl/blog-post/firmy-ucyfrowione-dobrze-zniosly-lockdown-i-sa-pelne-optymizmu/
2 https://kodilla.com/pl/blog/praca-zdalna-w-czasach-pandemii
3 Rynek pracy w czasie koronawirusa w październiku, Grant Thornton 2020
4 Badanie COVID-19 Business Pulse Survey - Polska, WBG, PARP, sierpień 2020
5 HR w dobie pandemii, ICAN, listopad 2020
6 tamże
7 Trendy HR 2020/21, Grow, 2020
8 https://www.occupop.com/blog-pl/5-top-trendow-w-rekrutacji-w-2020
9 Trusted economy w nowej rzeczywistości, Obserwatirium.biz, 2020
10 https://biznes.gazetaprawna.pl/artykuly/1493326,cyfrowe-firmy-odporne-na-pandemie.html
11 Nowoczesne technologie w przedsiębiorstwach przed, w trakcie i po pandemii COVID-19, PIE, 2020
12 15 technologicznych rozwiązań w czasach pandemii COVID-19, EY, 2020
