Polski sektor finansowy charakteryzuje się niekwestionowaną dojrzałością technologiczną, również w globalnej skali. Jednym z elementów napędzających jego cyfryzację są rosnące oczekiwania konsumentów w obszarze innowacji. Przy tym nawet 71% firm z tej branży nadaje dziś priorytet rozwojowi technologicznemu w obszarze obsługi klienta – to najwyższy odsetek spośród wszystkich przebadanych gałęzi gospodarki1. Okazuje się, że jej fundamentem jest efektywne zarządzanie korespondencją przychodzącą, które każdorazowo umożliwia szybsze podjęcie działań.
Automatyzacja usług kancelaryjnych, tzw. mailroom przynosi optymalne korzyści dla biznesu przy odpowiedniej skali. Oczywiście sprawna obsługa korespondencji przychodzącej zoptymalizuje funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa, jednak przy wolumenie rzędu setek tysięcy dokumentów rocznie jest to prawdziwa rewolucja. Dla spółki Ultimo, naszego Klienta i czołowej firmy na polskim rynku zarządzania wierzytelnościami, przetwarzamy kilkadziesiąt tysięcy papierowych dokumentów w skali miesiąca. Co więcej spółka obsługuje kilka milionów spraw rocznie, co generuje dodatkową dokumentację. Dzięki strategicznej współpracy uwolniliśmy wewnętrzne zasoby Klienta, umożliwiając tym samym dalsze budowanie przewagi konkurencyjnej na polu głównego obszaru działalności. Na pewnym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa, przez które przepływa duży strumień przesyłek pocztowych, powinno zostać rozważone przekazanie zarządzania firmową kancelarią, mailroom, podmiotowi zewnętrznemu. Ten czas zapewne będzie różnił się w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, ale będzie wyznaczony nadmiernym zaangażowaniem zasobów własnych w proces obsługi.
Tomasz Morawski, Senior Business Development Manager w Iron Mountain Polska
Tomasz Morawski, Senior Business Development Manager w Iron Mountain Polska
Najwyższe standardy bezpieczeństwa
Wyeliminowanie z procesów papierowej dokumentacji, przekształcenie jej do plików cyfrowych, a także odpowiednie skatalogowanie w ramach zdefiniowanego workflow umożliwia redukcję kosztów związanych z zarządzaniem kancelarią, a także przechowywaniem zasobów. Z drugiej strony ułatwia opracowanie i zarządzanie harmonogramami przechowywania danych czy też realizację wszelkich zobowiązań z umów SLA.
Przygotowując się do kolejnego etapu cyfrowej transformacji nie należy zapominać o tym, czego oczekują nasi interesariusze, a także jakie mamy wobec nich zobowiązania. Maksymalne przyspieszenie czasu reakcji potrzebnego do podjęcia działań, poprzez digitalizację korespondencji, wpływa nie tylko na optymalizację funkcjonowania, ale niejednokrotnie jest warunkiem koniecznym do realizacji zasad współpracy określonych w umowach SLA. Z mojego doświadczenia równie istotny jest aspekt bezpieczeństwa, którego zapewnienie poprzez w pełni kontrolowany i transparentny łańcuch działań wyróżnia renomowane firmy świadczące usługi z zakresu digital mailroom.
Tomasz Morawski, Senior Business Development Manager w Iron Mountain Polska
1 Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu, KPMG, 2022
2 Tamże
