Przedsiębiorstwa z wielu dziedzin szeroko pojętego biznesu, w ramach prowadzonej działalności generują niewyobrażalnie wiele dokumentów w postaci faktur czy rachunków, wniosków, umów i akt. Każdy z nich ma dla przedsiębiorstwa określoną wartość, a ich odpowiednie wykorzystanie warunkuje biznesową skuteczność podejmowanych działań. Znalezienie konkretnej informacji wśród setek tysięcy stron papierowej dokumentacji jest jednak zadaniem, którego zrealizowanie mogłoby trwać tygodniami. W związku z tym Iron Mountain – lider rynku zarządzania informacją rozszerzył współpracę z firmą Kofax, która dostarcza technologiczne rozwiązanie pozwalające, na digitalizowanie, katalogowanie i odpowiednie opisywanie dokumentów. Jedynie w Polsce dotyczy to nawet 100 milionów (sic!) stron rocznie.
Oprogramowanie Kofax to jedno z najnowocześniejszych narzędzi służących do digitalizowania, przetwarzania oraz zarządzania każdym typem dokumentów, jakie generuje firma. Za pomocą rozwiązań opartych na AI/ML, czyli sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym, oprogramowanie pozwala wyselekcjonowanie określonej treści z dokumentu (np. numeru NIP z faktury lub nazwiska z umowy) oraz skorelowanie jej z pozostałymi dokumentami dostarczonymi przez danego klienta. Oprogramowanie Kofax zostało wyposażone w silniki OCR (tzw. optyczne rozpoznawanie znaków) o bardzo dużej skuteczności. Są one wykorzystywane przez moduł Kofax KTM, dając razem praktycznie nieograniczone możliwości odczytu treści oraz jej kontekstowego wyszukiwania.
Dzięki modułowi KTM możliwa jest analiza treści dokumentu, aż do poziomu jego interpretacji. Jest to niezwykle przydatne, np. w sytuacji, w której skanujemy dla naszych klientów kilkadziesiąt tysięcy faktur, a później chcemy automatycznie wyszukać zapisy stojące za ich numerami. System umożliwia także podłączenie do niego różnego rodzaju walidatorów, które pozwalają m.in. sprawdzić poprawność np. numeru NIP. Oprogramowanie Kofax zostało także wyposażone w moduł VRS (ang. Virtual ReScan przyp. red.), który pozwala na poprawę wizualnej jakości przetwarzanych dokumentów. Jest on niezwykle przydatny w kontekście późniejszej analizy informacji zawartych w przetwarzanych dokumentach. Dzięki niemu skaner automatycznie dostosowuje określone parametry na przykład jasność i kontrast w zależności od jakości oryginału dokumentu. Jakość każdej skanowanej przez nas strony poprawiana jest przy udziale technologii VRS.
Stefan Kotański, Dyrektor PMO Iron Mountain Polska
Iron Mountain Polska w ubiegłym roku przetwarzała za pomocą oprogramowania Kofax nawet 6,5 miliona stron miesięcznie (w skali globalnej są to setki milionów stron), co daje 78 milionów stron rocznie oraz…ponad 215 tysięcy stron dziennie. W rekordowym roku Iron Mountain Polska za pomocą oprogramowania Kofax przeskanowało ich ponad 100 milionów.
Wykorzystywane przez nas oprogramowanie bezpośrednio przekłada się na naszą responsywność wobec klientów. Dzięki temu możemy w krótkim czasie dostosować się do ich wymagań. Wiąże się to także oczywiście z odpowiednim know-how, którym dysponujemy.
Stefan Kotański, Dyrektor PMO Iron Mountain Polska
Większość danych, jakie generują firmy w mniejszym lub większym stopniu są informacjami poufnymi bądź nawet tajnymi. Jest to szczególnie widoczne w kontekście firm z sektora finansowego, a więc banków, czy funduszy.
Wszelkie działania, jakie prowadzimy dla naszych klientów za pomocą oprogramowania Kofax, realizowane są przez zespoły znajdujące się w kraju, a dane zapisujemy wyłącznie na serwerach Iron Mountain znajdujących się jedynie w Polsce. Uniemożliwia to nieautoryzowany dostęp do poufnych danych oraz minimalizuje ryzyko ich ujawnienia. Spełniane są także wszelkie kryteria ochrony danych, z RODO na czele.
Stefan Kotański, Dyrektor PMO Iron Mountain Polska
