Co outsourcuje polski biznes? Czyli dlaczego zarządzanie informacjami warto zlecać specjalistom.

03 lutego 2020

W ostatnich 4 latach branża outsourcingu w ujęciu globalnym odnotowała wskaźnik wzrostu (CAGR) na poziomie 6,4%. Według raportu Deloitte, do 2023 roku będzie wynosić aż 7,4%. Na całym świecie zlecanie firmom zewnętrznym „pobocznych” procesów, coraz częściej staje się nieodzownym elementem biznesu redukującym koszty i dającym przestrzeń na realizację kluczowych dla firm działań. Najczęściej firmy zlecają działania z obszaru IT, z czego ponad 40% dotyczy zarządzania danymi.

Outsourcing to oszczędności, czas i dostęp do nowoczesnej technologii. Według badań przeprowadzonych przez Deloitte, aż 59% przedsiębiorców za główny powód zlecania procesów na zewnątrz wskazuje możliwość cięcia wydatków. Składa się na to kilka czynników: po pierwsze brak konieczności zatrudniania specjalistów w określonych dziedzinach, których wynagrodzenia często są wysokie. Po drugie odciążanie pracowników od zadań na rzecz tych ważniejszych, które w efekcie generują większe przychody. Właśnie dlatego outsourcing to dla przedsiębiorców także pozyskanie czasu, którego w biznesie zawsze brakuje. Zlecanie zadań zewnętrznym specjalistom to również dostęp do „know-how” wykorzystania nowoczesnych technologii. Szybki rozwój sztucznej inteligencji, automatyzacji i robotyzacji w ostatnich latach sprawił, że coraz więcej firm szuka podwykonawców o kompetencjach i zaawansowanych technologicznie programach, których w ich firmie wewnętrznie brakuje.

Sylwia Pyśkiewicz

Sprawnie działający outsorcer zdejmuje z barków klienta większość trosk związanych z przejętym obszarem. Iron Mountain od 20 lat układa i usprawnia procesy biznesowe dla ponad 1500 klientów. W tak dużej skali nasze koszty są właściwie zoptymalizowane, a dla pojedynczego klienta przeniesienie analogicznych procesów do siebie wiązałoby się z poniesieniem dużych kosztów, a następnie kontrolą i zarządzaniem tym obszarem na co dzień. Co ciekawe, wielu naszych klientów wraca do nas po próbach samodzielnej realizacji zadań wcześniej zarządzanych przez Iron Mountain. Okazuje się, że wysokie koszty, niestabilne wolumeny dokumentów do przeprocesowania czy zwyczajnie brak czasu uzasadniają outsourcing.

tłumaczy Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska

Czy polski biznes ufa outsourcerom?[1]

W Polsce już od kilku lat rynek outsourcingu odnotowuje systematyczny wzrost. Powstające jak „grzyby po deszczu” centra usług biznesowych sprawiły, że outsourcing stał się siłą napędową polskiego biznesu. Dla przykładu w obszarze IT Polska znajduje się w światowej czołówce, nie mając sobie równych w obszarze europejskim. Procesy outsourcingowe głównie wykorzystują globalne korporacje, a Polska skutecznie przyciąga te z całej Europy Środkowo-Wschodniej – właśnie do naszego kraju trafia prawie 40% inwestycji w regionie. Od kilku lat w Polsce rozwija się także outsourcing w skali mikro. Coraz więcej małych firm również outsourcuje, a największy odsetek działań IT, bo aż 40,2%, przypada na działania związane z przetwarzaniem i zarządzaniem danymi^[2]. Obszar zarządzania informacją, jako ten wymagający dużych nakładów pracy, wykorzystania zaawansowanego oprogramowania i sprzętów oraz odpowiedniego doświadczenia, jest coraz częściej outsourcowany do firm, które mają możliwości i doświadczenie do prowadzenia archiwizacji dokumentów w sposób zgodny z restrykcyjnymi przepisami prawa w zakresie chociażby ochrony danych osobowych (RODO). To także wygoda i „spokojna głowa”, bo w przypadku zlecenia takiego zadania firmie zewnętrznej spada na nią także odpowiedzialność.

Obszar zarządzania danymi jest bardzo rozbudowany – dla swoich klientów nie tylko przechowujemy dokumentację papierową, ale także zajmujemy się digitalizacją czy zarządzaniem większych procesów biznesowych, których celem jest szybki dostęp do informacji. Dodatkowo międzynarodowy outsourcer, takim jakim jest Iron Mountain, to dostęp do międzynarodowej wiedzy. Działamy w 53 państwach, dlatego często przychodzimy do naszych klientów z konkretnymi rozwiązaniami, które sprawdziły się w Stanach Zjednoczonych czy Szwajcarii.

mówi Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska

Firmy toną w dokumentacji

Setki tysięcy teczek z dokumentami i tyle samo gigabajtów danych do archiwizacji na serwerach – firmy generują stale rosnący wolumen danych, które muszą być nie tylko przechowane, ale także odpowiednio zabezpieczone i skatalogowane, tak aby móc je efektywnie wykorzystywać. Outsourcing w procesach zarządzania danymi staje się dla polskich firm koniecznością, aby w natłoku tak dużej ilości informacji odpowiednio je zarchiwizować. Wyzwaniem jest także przechowanie dokumentów w sposób zgodny z prawem i dostosowanie się do szeregu restrykcyjnych reguł i przepisów, takich jak RODO.

Zatrudniamy ponad 600 pracowników, w tym operatorów skanera, magazynierów, kierowców, analityków biznesowych, project managerów programistów IT, finansów itp. Nasze magazyny wyposażone są w najnowocześniejsze systemy gaśnicze, skanery czy maszyny OCR i własne systemy IT – to zaplecze, które trudno byłoby zapewnić firmom wewnątrz organizacji.

opisuje Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain.

Dodatkowo w przypadku archiwizacji danych outsourcing do firmy zewnętrznej, która ma doświadczenie, odpowiednich specjalistów i wieloletnią praktykę, zapewnia także bezpieczeństwo i poufność informacji. W czasach ciągłych cyberprzestępstw i pozyskiwania danych przez osoby nieuprawnione, świadomość, że dane przedsiębiorstwa są bezpieczne, jest bezcenna. Gdyby pokusić się o takie działania w firmie już na wstępnie wymagałoby to zakupu wielu odpowiednich rozwiązań informatycznych, odpowiedniego przeszkolenia pracowników i wielu godzin pracy. Długoterminowe korzystanie z outsourcingu zapewnia skuteczność, a w dalszej perspektywie ciągły rozwój firmy skupionej na kluczowych, a nie „pobocznych” działaniach.

^[1] https://log4.pl/rynek-outsourcingu-w-polsce,202,12862.htm (opracowanie Outsourcing Experts)

^[2]https://hrl.pl/outsourcing-uslug-w-polsce-raport-z-badania-firm/

Karina Galli

PR Manager 38 Content Communication

518 343 873

Justyna Kalinowska

Group Account Manager 38 Content Communication

512 084 442